• 員工職位說明書

    2016-03-08


    企業或部門各職位員工責權利與任職資格是否清晰?為什么要設某一職位?能夠與其他相關職位合并嗎?各相關職位之間的關系是什么?履行職位職責要做哪些活動?如何考核?職位的發展通道與任職資格是否清晰?這些問題都是員工職位說明書需要回答的。

    職位分類與等級

    職位是指符合一定規格標準的人員,所擔負的職務和責任的集合體。

    職位類別一般可分為兩種:

    1.   管理類:管理類對應管理族。管理族一般可以分三級:

    1)   監督者:既要負責自身的職能工作,又進行人員管理;

    2)   管理者:負責某個部門或團隊的管理;

    3)   領導者:主要負責做決策。

    2.   專業類:專業類又可分為:專業行政族,專業營銷族,專業技術族。

    1)   財務族:包括會計、出納、成本分析師、審計、統計等;

    2)   項目管理族:分為初級項目管理人員、中級項目管理人員、高級項目管理人員;

    3)   專業營銷族:客戶經理、商務人員、市場人員(策劃人員、推廣人員)等;

    4)   IT技術族:系統設計師,軟件開發人員,硬件開發人員、測試人員等;

    5)   制造技術族:工藝、結構、組裝等。

    職位等級的設置原則:每個職位要進行分級分等,一般一個職位最多不要超過7級,一般分五級三等,共15個等級。每級又分預備等、正式等、職業等。

    比如,某公司的咨詢師,分三級三等,三級是咨詢師、高級咨詢師、資深咨詢師;每級分預備等、正式等和職業等。

    職位說明書是對企業職位的職位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍與活動、職位權限、任職條件和考核評價等內容,所作的定義性說明。

    職位說明書——職位目的

    職位目的,就是簡要地介紹該職位的主要目的,突出該職位對組織獨一無二的貢獻;同時,區分哪些貢獻是參與的,哪些是親自負責的,哪些是負責監控實施的。

    所謂貢獻,必須是面向公司戰略、業務目標、重點工作及價值導向的,而且必須是本部門、本項目或本專業獨一無二的。比如:

    1.   業績指標(包括,銷售收入、利潤空間、利潤空間率、凈利潤等);

    2.   新產品開發、技術開發或技術研究的貢獻;

    3.   市場拓展貢獻;

    4.   成本降低貢獻;

    5.   團隊培養貢獻等。

    比如,某公司經營副總裁的職位目的是:參與制訂整個公司的發展戰略規劃,并根據公司總體戰略,負責組織制定并實施公司的產品、客戶群、區域市場的營銷目標,加強和鞏固市場地位,提高公司的知名度,控制項目質量、進度、成本,保證公司利潤持續穩定增長和客戶滿意度的不斷提高。

    制定職位目的時,要注意避免,幾乎所有企業都會犯的兩類錯誤:

    一是,避免三個和尚沒水喝。如果所負責的某項業務,還有其他職位在共同負責,則要看是否要合并職位,或者明確主責人,或者拆分職責,分別負責??傊?,一定要明確某一貢獻的唯一負責人。

    二是,避免因超出管理幅度,而造成的管理缺位。比如,在部門承擔的項目,多到超出管理者管理幅度時,如果只是設置項目的技術經理與計劃經理,則他們誰也不能對項目最終結果負責,項目實際負責人還是部門管理者,就會由于管不過來,而造成項目管理缺位。

    職位說明書——匯報關系

    職位的匯報關系,是指根據企業的組織結構設計和業務流程,明確上級職位、同僚職位和下級職位,含行政匯報關系和業務匯報關系。

    通常一個職位都有兩類上級和兩類下屬。

    1.   兩類上級是指行政上級和業務上級;行政上級是歸屬關系,業務是指專業關系;如:業務部門的計劃經理,行政上級是部門經理,業務上級是公司項目管理部。

    2.   兩類下屬是行政下屬、業務下屬。

    如圖3-3-1所示。

    圖3-3-1職位的匯報關系

     

    職位說明書——信息流向

    職位的信息流向,是指以本職位為中心,依據業務流程,描述出與本職位有信息交互的其他職位或部門之間的關系,需要詳細地描述出他們之間交互的信息,即:在流程中,各項活動之間的主要輸入和輸出文檔。如圖3-3-2所示。

    圖3-3-2職位的信息流向

     

    職位說明書——主要職責及活動

    描述職位4~8項主要責任,包括主要活動和要達到的成果,每一應負責任要依其重要性,進行依序排列。

    衡量標準可以是數量、質量、成本、時間、人員反饋等等,應盡可能客觀、量化,數據易采集。

    工作職責也是一張列表,它包括重要性、主要工作職責及活動、責任、衡量指標。

    1.   重要性:按照職責的重要性;

    2.   主要工作職責及活動:描述主要的工作職責,及完成此職責需要進行的主要活動;

    3.   責任:對于此項職責是負全責、主要責任、次要責任;

    4.   衡量指標:考核此項職責的標準和可以量化的衡量指標。

    職位說明書——關鍵績效考核指標KPI

    本年度該職位主要考核指標及相關要求。

    績效考核指標也是一張列表,根據本年度公司重點工作與價值導向,每年制定一次。它主要包括序號、職位指標、權重、細分指標、評分規則及標準。

    1.   序號:績效考核指標編號,一般從1開始;

    2.   職位指標:本職位的主要績效考核指標名稱,例如:運營收入、客戶關系維護、品牌建設、團隊培養等;

    3.   權重:本考核指標占所有考核指標的權重,所有考核指標的權重總和應該是100%;

    4.   細分指標:績效考核指標中進一步細分的指標類型,例如:財務指標又可以分為銷售收入、利潤空間、費用控制、回款、息稅前利潤等;

    5.   評分規則及標準:每項指標的具體評分規則以及標準,包括評分要素和模板等。

    職位說明書——工作權限

    是指為履行職責,所賦予的調動資源的權限。一般包括:所在單位的總人數、直接下屬、間接下屬、業務下屬、年度預算額度、年度固定成本、年度收入、年度凈收入等。

    職位說明書——職位活動庫

    職位活動庫是一張列表,它包括了本職位所有的活動,能讓一個人到這個職位后,就能快速、清楚地知道在這個職位需要做哪些事。

    活動庫需要填寫的內容包括業務類別、活動分類、具體活動、輸入內容、輸入來源、輸出成果、輸出對象、監控者、時間、模板及要素等。

    1.   業務類別:活動的類別,如輔助決策、親自決策、親自執行等;

    2.   活動分類:不同類別活動的進一步分類,例如親自決策的活動,又可以分為部門內部的主要業務、對其他部門的貢獻、其他等;

    3.   具體活動:具體的活動內容,要求具體、詳細地描述出此活動要做什么工作;

    4.   輸入內容:完成此活動需要的輸入的信息。包括資料、文檔、報告等;

    5.   輸入來源:輸入信息來源于哪些角色;

    6.   輸出成果:此活動的輸出成果有哪些,包括具體的輸出件以及輸出信息;

    7.   輸出對象:此活動輸出成果面向的角色;

    8.   監控者:監控此活動的角色;

    9.   時間:完成此活動的時間限制;

    10.  模板及要素:完成此活動的輸入、輸出參考模板以及評價要素模板。

    職位活動庫,來源于業務流程和管理支撐流程中,對該職位所有業務活動的描述;活動庫是該職位履行職責的具體操作文件,是職位說明書的核心組成部分。

    對于職位活動庫中的活動,要按照以下類別,分為五類:

    1.   輔助決策的活動:通過本職位的業務工作,站在領導的角度,為上級提供的決策支持、規劃支撐等工作;

    2.   親自決策的活動:主要體現在本職位/部門內做出的決策工作,包括業務決策、規劃;管理決策、規劃等,不要做透明傳輸的事情;

    3.   親自執行的活動:指在沒有指導的情況下獨立完成或親自執行的工作,包括本部門/本崗位,及與其他部門接口配合等工作;

    4.   參與執行的活動:指需在指導下完成的工作,或以合作的方式參與完成某項工作中一部分,體現員工及部門之間的配合協作;

    5.   監控執行的活動:指監控下級工作,或作為監控部門監控其他部門工作的完成情況。

    在這些活動分類里面,最重要的是該職位親自執行、親自決策的活動,這些活動代表著職位的獨特貢獻;參與和輔助的都不是他的獨特的貢獻。親自執行是指必須自己做,別人代替不了的,比如項目經理作項目計劃書。

    職位說明書——任職資格

    主要包括以下內容:

    1.   學歷和專業:本職位的學歷要求和專業要求,例如XX專業、本科學歷等;

    2.   專業/技術任職資格:本職位的專業類職位等級要求,例如二級XX專業類;

    3.   管理任職資格:本職位的管理類職位等級要求,例如三級管理類等;

    4.   專業資格證書:本職位要求的相關專業資格證書,例如高級系統設計師等;

    5.   相關工作經驗:本職位要求的工作經歷,例如X年產品管理經驗,X年XX行業工作經驗等;

    6.   必備知識技能:要勝任本職位需要具備的知識和技能能力,例如:

    1)   深刻理解產品發展方向;

    2)   了解相關產品技術;

    3)   對市場機會的把握能力;

    4)   團隊的組織管理和領導能力;

    5)   協調溝通能力;

    7.   培訓計劃:本職位的培訓計劃,例如XX培訓等;

    8.   綜合素質:要勝任本職位需要具備的綜合素質,例如領導能力、商業敏感度、成就導向、組織意識、人際理解力、思維能力、影響能力等;

    9.   內部調配資源:指本部門的人員來源和職業生涯應該來自哪些周邊或橫向部門;

    10.  職業發展通道:本職位的職業發展通道,例如:

    l  XX專業工程師——>XX專業組組長——>XX部副經理——>XX部經理

    上述內容,在編制初期,由于管理基礎比較傲薄弱,有些內容可能一時寫不全;沒關系,先將最重要的相關工作經驗、必備知識技能和職業發展通道的等內容明確下來,后續再不斷完善。

     


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